2012年9月24日

立教大学 コミュニティ福祉学部 様

教授会を変えたSmoothMeeting
コスト・時間・業務負荷を大幅カット

今年で学部開設15年目を迎え、約1800名の学生が学ぶ立教大学 コミュニティ
福祉学部様。人にやさしく、エコロジカルなキャンパスを目指す学部として課題と
なっていたのが、学部の運営方針などを検討する教授会での膨大な紙資料でした。
この解決のために同学部は「SmoothMeeting」を導入。
ペーパーレス化の実現と会議の効率化に取り組んでいます。

教授陣が自ら率先して紙のムダ削減に取り組む姿勢は教育的観点からも意義あるものだと考えました。

　学部開設以来、学科の新設などで学生増が続いた当学部では、「いかに学生一人ひとりを大事にしていく基盤を構築するか」が喫緊の課題となっていました。
　そのため積極的な情報活用に取り組み、掲示板で行っていた講義予定の連絡などをWeb 上で閲覧できたり、学部から配信する重要情報をメールで確認できたりする仕組みを整えるなど、学生を第一に考えた施策を積極的に行ってきました。

　加えて、当学部は福祉を専門に扱う学部。「人」にやさしくあることはもちろん、「環境」にも配慮した特色ある学部づくりを目指していました。
　こうした考えのもと、今回取り組んだのが教授会におけるペーパーレス化の実施です。
　当学部では教授会を月に2 回、年間にして2 0 回程度行っています。その参加者数は約30 名で、内容は人事から教務関連、各種委員会の報告まで多岐にわたります。そのため会議資料は膨大になりがちです。1 回当たりの資料が1 人につき1 5 0～200 枚にも及ぶ会議となっていました。

　この結果、多くの紙と印刷コスト、準備の作業負荷が掛かっていました。加えて、膨大な紙資料は実際の資料参照の際にも時間が掛かるなど、会議進行の遅延を引き起こしていたのです。

　これらの課題解決を図ることはもちろん、学生の指導的立場にある教授陣たちが、自ら率先して紙のムダ削減に取り組む姿勢を示すことは、教育的観点からも非常に意義のあることだと考えています。

SmoothMeetingの圧倒的な使いやすさは
導入の決め手でした。

　ペーパーレス化促進のため導入したのがiPadで電子資料を共有できる会議ソリューション「SmoothMeeting」です。

　選定にあたっては、十数社の製品を比較・検討。「圧倒的な使いやすさ」が導入の決め手になりました。教授会は幅広い年齢層の参加者で構成され、ITリテラシーのレベルもさまざま。誰もが使いこなせる直感的な操作性は導入時の必須条件でした。

　導入の結果、年間約110万円に上っていた印刷コストを削減。さらに、会議の効率化も大幅に促進され、長い時は3時間以上に及んだ教授会が、今では予定時間内（2時間）で終わることも少なくありません。その要因の1つは、SmoothMeetingの同期機能です。会議発表者と参加者の画面がボタン1つで同期できるので、膨大な資料の中から該当箇所を探すというムダな時間を削減できました。

　加えて、“モノクロ”の紙資料から、“カラー”のデジタルデータに移行したことで視認性も高まっています。重要項目に色をつけるといった工夫により、一目で資料のポイントが掴めるようになりました。この結果、情報共有の時間も大幅に短縮しています。

　現在は教授会のほか、カリキュラムの編成などを行う教務委員会でも活用しています。今後は、他の学部や学内の会議への活用はもちろん、授業への展開といった可能性も考えられますね。

机に載り切らなかった資料の山が
消えてなくなりました。

　　会議の「前」と「後」、両方の負担が劇的に少なくなっています。

　まず、2 時間半かけていた会議前の準備が、今ではたった30 分で済むようになりました。参加者１人につき、150ページ以上に及んでいた会議資料は厚すぎて、複合機の自動ホチキス留め機能も使えず手作業で行っていました。また会議資料とは別に持ち込まれる参考資料なども重なり、山となった資料の仕分けにも一苦労でした。それが今では発表者からデータをメールで受け取りサーバ上へアップするだけ。資料に追加や変更があった場合もデータを差し替えるのみで終わりです。

　さらに会議後もこれまでは資料をすべてPDF化し、資料を文字検索できるようにして会議参加者へメール送信していましたが、今ではフォルダを作って、各参加者がダウン ロードする形になったため大幅な業務負荷軽減を実現しています。

サポート不要
それが一番の条件でした。

　システム運用管理がシンプルな点が高評価につながりました。会議の内容は重要な機密事項です。システム担当者だからといって、保守人員として会議に参加することはできません。それゆえ、会議中にサポートを必要としないシンプルなシステムが必要でした。

　また、セキュリティも大きな懸案事項でした。特に会議資料を電子化するにあたって、最も心配したのが情報流出です。その点、SmoothMeetingは資料の閲覧期間の制限や必要に応じて一斉削除が行え、iPad端末上にデータが残ることもないので安心して導入できましたね。