「人が足りないから増員したのに、なぜか業務が楽にならない……」

このような悩みを抱える企業は少なくありません。

アースリンクでは、100プロジェクト以上のBPMS導入実績を通じて、多くの現場で「確認・調整・教育のコスト」が指数関数的に増大し、仕組み化が追いついていない実態を目の当たりにしてきました。

実際に、プロセスのボトルネックを可視化することで製造業のリードタイム50%削減を実現した事例もあります。本記事では、人を増やしても業務が終わらない構造的な原因を5つの視点で解説し、BPMを活用した具体的な解決策をお伝えします。

 

 

人を増やすと業務が遅くなる構造的メカニズム

BPMSはプロセスの流れを図式化し、どの工程で滞留が起きているかを数値で把握できる仕組みです。人員を増やしたのに業務が終わらない現象は、ソフトウェア工学で「ブルックスの法則」として知られています。

 

コミュニケーション経路の爆発的増加

チームが3人のとき、1対1のコミュニケーション経路は3本です。これが5人になると10本、10人では45本に膨れ上がります。計算式は「n×(n-1)÷2」で、人数が2倍になるとコミュニケーションコストは約4倍に増えます。

この経路の増加は、会議時間の増大、メール・チャットの量の激増、「誰に確認すればいいか分からない」という迷いの発生に直結します。結果として、作業に充てられる実質時間が1人あたり20〜30%減少するケースは珍しくありません。

 

教育コストが既存メンバーの生産性を奪う

新人1名の受け入れには、OJT担当者の業務時間のうち1日あたり1〜2時間が教育に充てられます。5名の新人を同時に受け入れると、教える側の業務時間は1日あたり5〜10時間分が消失します。

教える側のベテラン社員は、本来の業務を後ろ倒しにせざるを得ません。その結果「増員したのに既存メンバーの残業が増える」という矛盾が生まれます。

 

 

業務がブラックボックス化する5つの原因

アースリンクが製造業の現場で行ったプロセス分析では、60以上の処理プロセスが部門ごとに分断されていた事例があります。なぜ業務が見えなくなるのか、主要な原因を整理します。

 

1. 手順が言語化されていない

業務マニュアルが存在しない、または更新されていない職場では、判断基準がベテラン社員の頭の中だけにあります。新人は都度質問するしかなく、ベテランの手が止まるたびに全体の進捗が遅れます。

 

2. 属人化した判断が承認を遅らせる

「この案件はAさんに聞かないと分からない」「あの工程はBさんしかできない」という属人化が、承認待ち・確認待ちの行列を生みます。1件あたりの承認待ち時間が平均2時間だとすると、1日10件で20時間分の滞留が発生します。

 

3. 部門間で情報が分断されている

営業部門はスプレッドシート、製造部門は紙の台帳、経理部門は別のシステムという状態では、同じデータを3回入力する二重・三重入力が常態化します。入力ミスの発生率も工程ごとに2〜5%加算されていきます。

 

4. 承認フローが複雑すぎる

稟議に5段階の承認が必要な組織では、1段階あたり平均0.5日かかると仮定すると、承認だけで2.5日を費やします。3段階に短縮できれば1.5日に圧縮でき、年間で約250件の稟議があれば合計250日分の短縮になります。

 

5. 改善の優先順位が見えない

どの工程がボトルネックなのかを客観的に把握する仕組みがなければ、改善は「声の大きい人」の意見に左右されます。データに基づかない改善は、効果が限定的なまま終わります。

 

 

なぜ「やみくもな増員」では解決しないのか？

それでは、なぜやみくもな増員が効果を発揮しないのか、その根本的な理由を3つの構造に分解して解説します。

 

ボトルネック以外に人を投入している

製造ラインで10工程あるうち、ボトルネックは通常1〜2工程に集中します。ボトルネックではない工程に人を追加しても、全体のスループットは変わりません。これは「制約理論（TOC）」として体系化されている考え方です。

製造業で「人が足りない、納期が間に合わない」と感じている場合、まず必要なのは「どの工程が詰まっているか」の特定です。BPMSの構築支援では、各プロセスの処理時間と滞留時間をリアルタイムに計測し、ボトルネックの所在を数値で明らかにします。

 

仕組み化の前に人を入れている

マニュアル・チェックリスト・権限委譲のルールが整備されていない段階で人を増やすと、混乱がそのまま拡大します。3人で混乱していた業務は、6人になれば2倍ではなく3〜4倍の混乱になります。

仕組み化とは、以下の3点を整備することです。

 

• 業務フローの可視化と標準化
• 判断基準の明文化（「この金額以下なら課長決裁」等）
• 権限委譲のルール設定（誰がどこまで判断してよいか）

 

プロセス全体の最適化ができていない

部門ごとに個別最適を追求すると、部門間の連携部分にムダが蓄積します。ある自動車メーカーでは販売店ごとにバラバラだった業務フローを統一することで、進捗状況の可視化を実現した事例があります。アースリンクはこの統合をWF/BPMシステム開発によって支援しています。

 

 

業務が終わらない状態を脱する具体的な4ステップ

アースリンクは15年以上にわたりBPMSの構築を支援してきた実績から、改善の手順を4つのステップに体系化しています。

 

ステップ1：業務プロセスを可視化する

まず現状の業務フローを「見える化」します。各工程の所要時間、待ち時間、差し戻し回数を記録し、データとして整理します。この段階で、感覚的に「忙しい」と思っていた工程と、実際にボトルネックになっている工程が異なるケースが多く発見されます。

 

ステップ2：ボトルネックを特定する

可視化したデータをもとに、全体のスループットを制約している工程を特定します。製造業の場合、品質検査の待ち時間が1件あたり3時間だった工程を、判断基準の明文化により1時間に短縮できたケースがあります。

参考：

「業務効率化のボトルネックとは？原因の特定方法と解消策を専門家が解説」はこちら

 

ステップ3：業務フローを再設計する

不要な承認ステップの削除、並列処理への切り替え、自動化可能な作業の洗い出しを行います。5段階の承認フローを3段階に減らすだけで、処理日数が40%短縮される場合があります。

 

ステップ4：システムで定着させる

再設計したフローをBPMSに実装し、人が変わっても同じプロセスが維持される仕組みを構築します。アースリンクのBPMS構築支援では、既存のERPに手を加えず周辺にシステムを配置するアプローチを採用しており、導入コストを抑えながら全体最適化を実現できます。

 

 

増員効果を最大化するための選定基準

BPMSを導入する際には、単なる機能比較ではなく、自社の課題に合った選定基準で検討することが重要です。以下の表は、主な選定軸ごとの評価ポイントをまとめたものです。

 

選定基準	確認すべきポイント	アースリンクのBPMS構築支援
導入実績	同業種・同規模の実績があるか	100プロジェクト以上の導入実績
可視化機能	ボトルネックを数値で把握できるか	プロセスの滞留時間をリアルタイム計測
既存システムとの連携	ERPや基幹システムと接続できるか	既存ERPに手を加えず周辺連携が可能
開発の柔軟性	カスタマイズやノンプログラミングに対応するか	スクラッチ・カスタマイズ・ノンプログラミングの3方式に対応
マルチテナント対応	グループ企業での共同利用が可能か	マルチテナント対応で運用コスト削減
短期導入	アジャイル開発で段階的に稼働できるか	アジャイル開発で短期間のシステム化を実現

 

一般的なサービスでは、上記のうち2〜3項目しか対応していないケースもあります。選定時には自社の最重要課題を明確にし、その課題に直結する機能を持つツールを選ぶことが成果への近道です。

 

 

まとめ：人を増やす前にプロセスを見える化する

人を増やしても業務が終わらない原因は、コミュニケーションコストの指数的増加、業務のブラックボックス化、ボトルネック以外への投入という3つの構造的問題に集約されます。解決の第一歩は「どこが詰まっているかを数値で把握すること」です。

アースリンクのBPMS構築支援は100プロジェクト以上の導入実績と15年以上の構築ノウハウにより、製造業のリードタイム50%削減をはじめとする業務プロセスの全体最適化を支援しています。やみくもな増員ではなく、プロセスの可視化から始めることが、生産性向上への最短ルートです。

 

 

よくある質問

人を増やしても業務が終わらない最大の原因は何ですか？

最大の原因は「ボトルネックの所在が不明なまま増員している」ことです。コミュニケーション経路は人数の2乗に比例して増加するため、5人から10人に増やすと経路は10本から45本に膨れ上がります。まず業務プロセスを可視化し、どの工程に人を投入すべきかを特定することが必要です。

 

BPMSを導入するとどのくらいの効果がありますか？

アースリンクのBPMS構築支援事例では、製造業において部門間連携の自動化によりリードタイムを50%削減した実績があります。また、60以上の処理プロセスをBPMで統合し、短期間でシステム化を完了した通信業の事例もあります。効果は業種・業務内容により異なるため、詳細はアースリンクへお問い合わせください。

 

既存のシステムを入れ替えずにBPMSを導入できますか？

可能です。BPMS構築支援では、既存のERPに手を加えることなく、その周辺にシステムを配置するアプローチを採用しています。これにより、導入コストを抑えつつ、業務フローの可視化・自動化・最適化を段階的に進めることができます。

 

小規模なチームでもBPMS導入のメリットはありますか？

チームの規模にかかわらず、業務が属人化している、承認フローが複雑、部門間の情報共有が不十分といった課題があればBPMS導入の効果は見込めます。アースリンクでは100プロジェクト以上の実績から、規模や予算に合わせた最適な開発方式を提案しています。

 

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